Background

Elanders Polska Sp z o.o. wishes to thank you for visiting our website and expressing interest in our company and the services we can offer you. We’re serious about your personal integrity. You should feel safe when you share your personal data with us. For this reason, we have established this policy. It’s based on the current data protection laws and clarifies how we work to protect your rights and your integrity.

The purpose of this policy is for you, as a visitor to our website, user of our services or receiver of products we distribute, to gain insight into how we process your personal data, what we use it for, who and under which circumstances we may share it with other parties as well as how you can take advantage of your rights.

What is personal data?

Personal data is information about a natural person that makes a person’s identity known or identifiable. Examples of information considered to be personal data may be a person’s name, address, email address or telephone number. Information which cannot be connected to a natural person is not deemed personal data.

Why do we need your personal data?

For the most part we need your personal data to fulfill our obligations to you. Our main objective is to never process more personal data than is necessary for the purpose, and we strive to always use the least integrity intrusive information possible.

We need your personal data to be able to provide you with good service when, for example, you use our various web-services or when you order the products we manufacture and/or distribute to you as the recipient.

Often we process your personal data in the role of the supplier of products and services on behalf of our customers. We apply the same principles as stated above when processing your personal data with the reservation that we may share this information with the customer, in their active role as the Controller, and on whose assignment we perform the services or offer the products to you.

When do we collect your personal data?

Communication
When you contact us via telephone, email or use an online contact form we may store the data you communicate to be able to answer your inquiries. This may include your name, email-address, telephone number and any other personal data you freely decide to share with us. We will retain this data as long as it is necessary for the purpose of your inquiry and delete it when it’s no longer needed if we are not obligated to retain it by law.

Order processing and fulfillment
The majority of the personal data we process relies on a main agreement between us and the company you are associated with, either as an employee or as part of a larger supply chain.

In cases were no such main agreement exists processing is based on the performance of a contract that either your request for a quotation or order confirmation constitutes, and your approval of our terms of service with associated information regarding processing of your personal data.

The personal data we need from you to be able to fulfill our obligations towards you may include: your name, email address, telephone number, company address, delivery address, invoice address, home address, the company you are associated with and information about which department or cost center you belong to.

We will retain your information as long as there is an active main agreement between us and the company to which you are associated with. The user account will also be deleted if it is connected to one of our ordering portals and no business transactions has been registered in a two years’ period.

Online applications and other it solutions
Online applications and other it solutions are often integrated services offered by us to our customers as part of a main agreement and to be used by you, as an employee or as part of a larger supply chain.

Using these solutions will, for the most part, require a user account to acquire access. For this reason, we may need to collect and process your personal data. The information we require is a username and a password but normally we also ask for your name and email address for the purpose of communicating with you.

The account information may require you to enter more personal data such as your company name and address, etc. This information, however, is for us to be able to perform the order processing and fulfillment part of our obligations towards you.

We will retain your information as long as there is an active main agreement between us and the company to which you are associated with. The user account will also be deleted if it is connected to one of our ordering portals and no business transactions has been registered in a two years’ period.

Newsletters, press releases and financial reports
In some cases, we may need your personal data for other purposes beyond performance of contract. We will in such cases always ask for your consent for each individual purpose.

You have the right to, at any time, recall your consent. We will then no longer process your personal data or collect new unless it is needed to fulfill our obligations according to a contract or the law.

Third party analytics and tracking

We use analytics tools, such as Google Analytics to help analyze how you use our website. While our use of analytics software always is steered towards the use of anonymized data it’s important for you to be aware of that much of the information we process is considered personal data under the current data protection laws. Below you can read more details about the information we collect, how we use this information but also how you, as a visitor of our website, may disable our collection of your data.

Google Analytics
The tracking information allows us to better understand the kind of people who come to our website and what content they’re reading. This allows us to make better decisions about design and writing. Occasionally, we will compile aggregate statistics about the number of visitors this site receives and browsers being used. No personally identifying data is included in this type of reporting. Google Analytics is also used to evaluate data from AdWords and the DoubleClick cookie for statistical purposes.

All of our activity falls within the bounds of the Google Analytics Terms of Service.

You may opt out of Google’s advertising tracking cookie or use a browser plugin to opt out of all Google Analytics tracking software.

Cookies
In order to make your visit to our website attractive and to enable the use of certain functions, we use so-called cookies on various pages. These are small text files that are stored on your end device. Some of the cookies we use are deleted after the end of the browser session, i.e. after closing your browser (so-called session cookies). Other cookies remain on your terminal and enable us or our partner companies (third-party cookies) to recognize your browser on your next visit (persistent cookies). If cookies are set, they collect and process specific user information such as browser and location data as well as IP address values according to individual requirements. Persistent cookies are automatically deleted after a specified period, which may vary depending on the cookie.

In some cases, cookies are used to simplify the ordering process by saving settings (e.g. remembering the content of a virtual shopping basket for a later visit to the website).

If you do not wish to receive cookies or want to be notified of when they are placed, you may set your web browser to do so if your browser so permits. Please note that if cookies are turned off, you may not be able to view certain parts of the website that may enhance your visit and you may be unable to use some or all of the functionality of the website and services.

You will find more information about cookies, how to tell which cookies are being stored, and how to manage or delete them under www.allaboutcookies.org.

To adjust your current cookie settings, click on the button below:

Adjust cookie settings

What information do we give you?

When we collect your personal data for the first time we will inform you of how the information was obtained, what we aim to use it for, what rights you have in regards to the data protection laws and how you can uphold those rights. You will also be informed about who is responsible for the personal data processing (the “Controller”) and how you contact them if you have questions or need to make inquiries in relation to your personal data and/or rights.

How do we protect your personal data?

We have routines and work practices to ensure that your personal data is processed in a safe manner. Our starting point is that only employees and people within the organization that need access to your personal data to perform their work tasks should be granted access to them.

When it comes to personal data belonging to special categories we have access controls in place that result in even higher levels of protection.

Our security systems are developed and configured with focus on your integrity and are to a large extent protected against intrusions, accidental deletion or modifications that pose a risk to your personal integrity.

We have policies, guidelines, and instructions surrounding data protection and our employees are trained in current data protection laws to ensure that your personal data is processed safely.

We do not transfer your personal data to other parties for other purposes than expressively stated in this policy.

When do we share your personal data?

Our starting point is to not share your personal data with any third party if you have not given your consent or unless it’s necessary to fulfill our obligations towards you in the performance of a contract or required by law.

In cases where we do share your personal data with a third party we have put in place special data protection agreements to ensure that your personal data is processed in a safe manner in regards to your rights for privacy.

List of Data Processing Delegations

We entrust the processing of personal data to the following entities:

Flow Enterprise LTD
Address: 127B Camberwell Road, SE5 0HB, London

Purpose: Managing the email system, technical support.

ActiveCampaign LLC
Address: 1 North Dearborn Street, Suite 500, Chicago, IL 60602, USA

Purpose: To use the mailing system in which your data is processed, if you have subscribed to the newsletter.

Your rights

Under the EU General Data Protection Regulation, you have the following rights towards us in regards to personal data for which we act as the Controller:

• Right to information (Art. 15 EU GDPR)
• Right to correction or deletion (Articles 16 and 17 EU GDPR)
• Right to restriction of processing (Art. 18 EU GDPR)
• Right to data portability (Art. 20 EU GDPR)
• Right to object to the processing (Art. 21 EU GDPR)

Please note that Elanders Polska Sp z o.o. often acts as a Processor for our customers. Any assertion of your rights in regards to personal data where we are not the Controller will need to be addressed to the Controller.

Contact information
You may assert your rights and raise your concerns or complaints about the handling of your personal data by filling in the form provided and sending it by email to dataprotection@elanders.com and recepcja.plonsk@elanders.com or by postal mail to the following addresses:

  Elanders_GDPR_Complaint handling form

Special note on rights to information and data portability
If you would like to assert your right to information and data portability we require the request to be submitted in writing, be signed by you and sent to the above-mentioned postal address.

We appreciate if you also specify what categories of information you want to receive information about (e.g. customer information, employment records, etc.). If we for some reason cannot supply you with the information you’ve requested we will respond with our motivation for not being able to comply.

Please note that we only can release information that we can ascertain belongs to you and that this information always is sent by recommended mail to your registered address. You will be required to identify yourself to collect the letter.

 

Wprowadzenie

Jako firma Elanders Polska Sp. z o.o. pragniemy podziękować za odwiedzenie naszej strony internetowej i wyrażone zainteresowania naszą firmą oraz usługami, które możemy zaoferować. Poważnie podchodzimy do nienaruszalności Twojej sfery osobistej. Każdy powinien czuć się bezpiecznie, udostępniając nam swoje dane osobowe. Z tego powodu opracowaliśmy niniejszą politykę. Opiera się ona na aktualnych przepisach dotyczących ochrony danych i wyjaśnia, w jaki sposób pracujemy, aby chronić Twoje prawa i nienaruszalność.

Celem niniejszej polityki jest to, aby osoby odwiedzające naszą stronę internetową, użytkownicy naszych usług lub odbiorcy dystrybuowanych przez nas produktów uzyskali wgląd w sposób, w jaki przetwarzamy ich dane osobowe, do czego je wykorzystujemy, komu i w jakich okolicznościach możemy je udostępniać innym stronom, a także w jaki sposób mogą oni korzystać ze swoich praw.

Czym są dane osobowe?

Dane osobowe to informacje o osobie fizycznej, które pozwalają poznać lub zidentyfikować tożsamość tej osoby. Przykładami informacji uważanych za dane osobowe mogą być imię i nazwisko, adres, adres e-mail lub numer telefonu. Informacje, których nie można połączyć z osobą fizyczną, nie są uważane za dane osobowe.

Do czego potrzebne nam są Twoje dane osobowe?

W przeważającej części potrzebujemy Twoich danych osobowych, aby wypełnić nasze zobowiązania wobec Ciebie. Naszym głównym celem jest to, aby nigdy nie przetwarzać większej ilości danych osobowych, niż jest to konieczne do tego celu, i staramy się zawsze wykorzystywać informacje możliwie jak najmniej ingerujące w sferę osobistą.

Potrzebujemy Twoich danych osobowych, aby zapewnić Ci dobrą obsługę, gdy na przykład korzystasz z naszych różnych usług internetowych lub zamawiasz produkty, które produkujemy i / lub dystrybuujemy do Ciebie jako odbiorcy.

Często przetwarzamy Twoje dane osobowe w roli dostawcy produktów i usług w imieniu naszych klientów. Podczas przetwarzania danych osobowych stosujemy te same zasady, co określone powyżej, z zastrzeżeniem, że możemy udostępnić te informacje klientowi, działając jako Administrator, i na którego zlecenie wykonujemy usługi lub oferujemy produkty.

Kiedy zbieramy Twoje dane osobowe?

Komunikacja
Gdy kontaktujesz się z nami telefonicznie, e-mailem lub za pomocą internetowego formularza kontaktowego, możemy przechowywać dane, które przekazujesz, aby móc odpowiedzieć na Twoje pytania. Mogą one obejmować Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i wszelkie inne dane osobowe, które dobrowolnie zdecydujesz się nam udostępnić. Będziemy przechowywać te dane tak długo, jak będzie to konieczne w celu odpowiedzi na Twoje pytania i usuniemy je, gdy nie będą nam już potrzebne i jeśli nie będziemy zobowiązani do ich przechowywania na mocy prawa.

Przetwarzanie i realizacja zamówień
Większość przetwarzanych przez nas danych osobowych opiera się na głównej umowie między nami a firmą, z którą jesteś powiązany, zarówno jako pracownik, jak i uczestnik większego łańcucha dostaw.

W przypadkach, gdy nie istnieje taka umowa główna, przetwarzanie opiera się na wykonaniu umowy, która stanowi zapytanie ofertowe lub potwierdzenie zamówienia oraz akceptację naszych warunków świadczenia usług wraz z powiązanymi informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe, których potrzebujemy od Ciebie, aby móc wywiązać się z naszych zobowiązań wobec Ciebie, mogą obejmować: Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres firmy, adres dostawy, adres na fakturze, adres domowy, firmę, z którą jesteś związany oraz informacje o tym, w którym dziale lub centrum kosztów pracujesz.

Będziemy przechowywać Twoje dane dopóty, dopóki obowiązywać będzie główna umowa między nami a firmą, z którą jesteś związany lub jeśli w ciągu dwóch lat nie będą miały miejsca żadne transakcje biznesowe w miejscu, w którym zostałeś wyznaczony do kontaktu.

Aplikacje online i inne rozwiązania IT
Aplikacje online i inne rozwiązania IT są często zintegrowaną usługą oferowaną naszym klientom w ramach umowy głównej i do wykorzystania przez Ciebie, jako pracownika lub jako uczestnika większego łańcucha dostaw.

Korzystanie z tych rozwiązań będzie w większości przypadków wymagało konta użytkownika, aby umożliwić dostęp do nich. Z tego powodu być może będziemy musieli gromadzić i przetwarzać Twoje dane osobowe. Wymagane przez nas informacje to nazwa użytkownika i hasło, ale zwykle prosimy również o podanie imienia i adresu e-mail, aby móc kontaktować się z Tobą.

Informacje o koncie mogą wymagać podania większej liczby danych osobowych, takich na przykład jak nazwa i adres firmy, itp. Informacje te jednak umożliwią nam przetwarzanie zamówienia i wypełnienie naszych zobowiązań wobec Ciebie.

Będziemy przechowywać Twoje dane dopóty, dopóki obowiązywać będzie umowa główna między nami a firmą, z którą jesteś związany. Konto użytkownika zostanie również usunięte, jeśli jest ono połączone z jednym z naszych portali zamówień i żadna transakcja biznesowa nie zostanie zarejestrowana przez okres dwóch lat.

Biuletyny, komunikaty prasowe i raporty finansowe
W niektórych przypadkach możemy potrzebować Twoich danych osobowych do innych celów wykraczających poza realizację umowy. W takich przypadkach zawsze będziemy prosić o zgodę na każdy indywidualny cel.

Masz prawo w dowolnym momencie odwołać swoją zgodę. Nie będziemy wtedy już przetwarzać Twoich danych osobowych ani gromadzić nowych, o ile nie będą one potrzebne do wypełnienia naszych obowiązków zgodnie z umową lub prawem.

Analizy i śledzenie stron trzecich

Korzystamy z narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics, aby analizować sposób, w jaki korzystasz z naszej witryny. Chociaż zawsze korzystamy z oprogramowania analitycznego w sposób ukierunkowany na wykorzystanie danych anonimowych, ważne jest, aby mieć świadomość, iż większość przetwarzanych przez nas informacji jest uważana za dane osobowe zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami o ochronie danych. Poniżej można poznać więcej szczegółów na temat gromadzonych przez nas informacji, w jaki sposób korzystamy z tych informacji, ale także w jaki sposób Ty jako gość naszej strony internetowej możesz wyłączyć funkcję umożliwiającą nam zbieranie Twoich danych.

Google Analytics
Informacje pochodzące ze śledzenia pozwalają nam lepiej zrozumieć, którzy ludzie odwiedzają naszą witrynę i jakie treści czytają. To pozwala nam podejmować lepsze decyzje dotyczące projektowania i pisania. Czasami opracowujemy zbiorcze statystyki dotyczące liczby odwiedzających tę witrynę i używanych przeglądarek. W tego typu raportach nie są uwzględniane żadne dane osobowe. Google Analytics służy również do oceny danych z AdWords i pliku cookie DoubleClick do celów statystycznych.

Cała nasza działalność mieści się w ramach  Warunków korzystania z usługi Google Analytics.

Można zrezygnować z pliku cookie Google śledzącego reklamy lub użyć wtyczki przeglądarki, aby zrezygnować ze wszystkich programów śledzących Google Analytics.

Pliki cookies
Aby Twoja wizyta na naszej stronie była atrakcyjna i aby umożliwić korzystanie z niektórych funkcji, stosujemy tak zwane pliki cookie na różnych stronach. Są to małe pliki tekstowe, które są przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym. Niektóre z używanych przez nas plików cookie są usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki, tj. po zamknięciu przeglądarki (tak zwane pliki cookie sesji). Inne pliki cookie pozostają na twoim terminalu i pozwalają nam lub naszym firmom partnerskim (pliki cookie stron trzecich) rozpoznać Twoją przeglądarkę podczas następnej wizyty (trwałe pliki cookie). Jeśli pliki cookie są zainstalowane, zbierają one i przetwarzają określone informacje o użytkowniku, takie jak dane przeglądarki i dane o lokalizacji, a także wartości adresów IP zgodnie z indywidualnymi wymaganiami. Trwałe pliki cookie są automatycznie usuwane po określonym czasie, który może się różnić w zależności od pliku cookie.

W niektórych przypadkach pliki cookie służą do uproszczenia procesu zamawiania poprzez zapisanie ustawień (np. zapamiętanie zawartości wirtualnego koszyka na zakupy do wykorzystania podczas późniejszej wizyty na stronie).

Jeśli nie chcesz otrzymywać plików cookie lub chcesz otrzymywać powiadomienia o ich umieszczeniu, możesz ustawić przeglądarkę internetową tak, aby wykonywała te czynności, jeśli przeglądarka na to zezwala. Należy pamiętać, że jeśli pliki cookie są wyłączone, przeglądarka może nie wyświetlać niektórych części witryny, które mogą uatrakcyjnić wizytę na stronie, i być może korzystanie z niektórych lub wszystkich funkcji witryny i usług nie będzie możliwe.

Więcej informacji na temat plików cookie, sposobu określania, które pliki cookie są przechowywane oraz sposobu zarządzania nimi i ich usuwania, można znaleźć na stronie www.allaboutcookies.org.

Aby dostosować ustawienia ciasteczek w przeglądarce, kliknij poniżej:

Dostosuj ustawienia ciasteczek (ENG)

Jakie informacje Ci przekazujemy?

Kiedy zbierzemy Twoje dane osobowe po raz pierwszy, poinformujemy Cię o tym, w jaki sposób informacje te zostały uzyskane, w jakim celu chcemy je wykorzystać, jakie masz prawa w odniesieniu do przepisów o ochronie danych i jak Twoim zdaniem strzeżesz tych praw. Zostaniesz również poinformowany o tym, kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych („Administrator”) i jak się z nim skontaktować, jeśli będziesz mieć pytania lub zechcesz zasięgnąć informacji w związku z Twoimi danymi osobowymi i / lub prawami.

Jak chronimy Twoje dane osobowe?

Stosujemy procedury i praktyki pracy, aby zapewnić, że Twoje dane osobowe są przetwarzane w bezpieczny sposób. Naszym punktem wyjścia jest to, że dostęp do nich powinni mieć tylko pracownicy i osoby z organizacji, która potrzebuje dostępu do Twoich danych osobowych w celu wykonania swoich zadań związanych z jej pracą.

Jeśli chodzi o dane osobowe należące do specjalnych kategorii, sprawujemy kontrolę dostępu, która zapewnia jeszcze wyższy poziom ochrony.

Nasze systemy bezpieczeństwa są opracowywane i konfigurowane z naciskiem na zachowanie nienaruszalności Twojej sfery osobistej i są w dużej mierze chronione przed włamaniami, przypadkowym usunięciem lub modyfikacjami, które stanowią zagrożenie dla Twojej sfery osobistej.

Posiadamy politykę, wytyczne i instrukcje dotyczące ochrony danych, a nasi pracownicy są przeszkoleni w zakresie obowiązujących przepisów o ochronie danych, aby zapewnić bezpieczne przetwarzanie Twoich danych osobowych.

Nie przekazujemy Twoich danych osobowych innym stronom do celów innych niż wyraźnie określone w niniejszej polityce.

Kiedy udostępniamy Twoje dane osobowe?

Naszym punktem wyjścia jest nieudostępnianie danych osobowych żadnym stronom trzecim, jeśli nie uzyskaliśmy na to Twojej zgody, albo tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wypełnienia naszych zobowiązań wobec Ciebie w ramach wykonania umowy lub jest to wymagane przez prawo.

W przypadkach, w których udostępniamy Twoje dane osobowe stronom trzecim, zawarliśmy specjalne umowy o ochronie danych, aby zapewnić, by Twoje dane osobowe były przetwarzane w bezpieczny sposób w odniesieniu do Twoich praw do prywatności.

Wykaz powierzeń

Powierzamy przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom:

Flow Enterprise LTD,
Adres: 127B Camberwell Road, SE5 0HB, London

Cel: w celu zarządzania systemem mailowym, pomocy technicznej.

ActiveCampaign LLC,
Adres: 1 North Dearborn Street, Suite 500, Chicago, IL 60602, USA

Cel: w celu korzystania z systemu mailingowego, w którym przetwarzane są Twoje dane, jeżeli zapisałeś się do newslettera.

Twoje prawa

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem UE w sprawie ochrony danych, przysługują Ci następujące prawa wiążące nas w odniesieniu do danych osobowych, których jesteśmy Administratorem:

• Prawo do informacji (art. 15 RODO UE)
• Prawo do sprostowania lub usunięcia (art. 16 i 17 RODO UE)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO UE)
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO UE)
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO UE)

Uwaga: firma Elanders Polska Sp z o.o. często występuje jako Przetwórca dla naszych klientów. Informacje o wszelkich dochodzeniach Twoich praw w odniesieniu do danych osobowych, których nie jesteśmy Administratorem, trzeba będzie przekazać Administratorowi.

Informacje kontaktowe
Możesz dochodzić swoich praw i zgłaszać zastrzeżenia lub skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych, wypełniając dostarczony formularz i wysyłając go pocztą elektroniczną na adres dataprotection@elanders.com oraz  recepcja.plonsk@elanders.com lub pocztą na następujące adresy:

  Formularz rozpatrzenia reklamacji Elanders_RODO

Specjalna uwaga na temat prawa do informacji i przenoszenia danych
Jeśli chcesz dochodzić swojego prawa do informacji i przenoszenia danych, wymagamy, aby prośba taka została przesłana na piśmie, podpisana przez Ciebie i wysłana na wyżej wymieniony adres pocztowy.

Będziemy wdzięczni, jeśli określisz również, o jakich kategoriach informacji mamy Cię informować (np. informacje o kliencie, dokumentacja zatrudnienia, itp.). Jeśli z jakiegoś powodu nie będziemy w stanie dostarczyć Ci informacji, o które prosiłeś, odpowiemy Ci podając uzasadnienie, dlaczego nie możemy tego zrobić.

Należy pamiętać, że możemy ujawnić jedynie informacje, które z pewnością należą do Ciebie i że informacje te zawsze będą wysyłane zalecaną pocztą na Twój zarejestrowany adres. Będziesz zobowiązany do potwierdzenia swojej tożsamości w celu odebrania tej poczty.