Bakgrund

Elanders Sverige AB vill tacka dig för att du besöker vår webbsajt och visar ditt intresse för vårt företag och de tjänster och produkter vi kan erbjuda dig. Vi värnar om din personliga integritet. Du skall känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna policy. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi arbetar för att tillvarata dina rättigheter och din integritet.

Syftet med denna policy är att du, som besökare av vår webbsajt, användare av våra tjänster eller mottagare av de produkter vi distribuerar skall få insyn i hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är information om en fysisk person som gör den personens identitet känd eller identifierbar. Exempel på information som anses vara personuppgifter kan vara en persons namn, adress, e-postadress eller telefonnummer. Information som inte kan direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person anses inte vara en personuppgift.

Varför behöver vi dina personuppgifter?

I huvudsak behöver vi dina personuppgifter för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår målsättning är att inte behandla fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Dina personuppgifter behöver vi för att ge dig en bra service vid exempelvis användandet av våra olika webbtjänster eller när du beställer de produkter vi tillverkar och/eller distribuerar till dig som mottagare.

Ofta behandlar vi också dina personuppgifter i rollen som leverantör av produkter och tjänster för våra kunders räkning. Vi tillämpar då i grunden samma principer som ovan för behandling av dina personuppgifter med förbehållet att de personuppgifter vi erhåller från dig också kan delges den kund i deras roll som personuppgiftsansvarig och på vars uppdrag tjänster eller produkter erbjuds dig.

När hämtar vi in dina personuppgifter?

Kommunikation
När du kontaktar oss via telefon, e-post eller genom att använda något av våra webb-formulär kommer vi att spara den information du kommunicerar för att ha möjlighet att hantera din förfrågan. Det kan handla om ditt namn, e-postadress, telefonnummer och andra personuppgifter som du frivilligt delger oss. Vi kommer att spara och behandla denna information så länge vi anser det nödvändigt i syfte att besvara din förfrågan och därefter radera den när den inte längre behövs eller måste sparas enligt lag.

Orderbehandling och fulfillment
Majoriteten av de personuppgifter vi behandlar gör vi som en del av det huvudavtal som tecknats med det företag du är associerad med, antingen i rollen som anställd eller som en del i en större försörjningskedja.

I de fall där inget sådant huvudavtal finns förlitar vi oss på den avtalssituation som är resultatet av att du begär en offert eller ger ditt ordergodkännande och att du har godkänt våra allmänna villkor och information om hur vi kommer att behandla dina personuppgifter.

De personuppgifter vi behöver för att kunna fullfölja våra förpliktelser mot dig kan inkludera: ditt namn, e-postadress, telefonnummer, företagsadress, leveransadress, fakturaadress, hemadress, företaget du är associerad med och information om vilken avdelning eller kostnadsställe du tillhör.

Vi kommer att fortsätta behandla dina personuppgifter så länge det finns ett aktivt huvudavtal som du är associerad med eller om det inte finns några affärstransaktioner där du är angiven som kontakt under två års tid.

Onlineapplikationer eller andra IT-lösningar
Onlineapplikationer och andra IT-lösningar är ofta en integrerad del i vårt erbjudande till våra kunder som en del i huvudavtalet för din användning som anställd eller som en del i en större försörjningskedja.

För att använda dessa lösningar behöver du oftast ett användarkonto för att tillåtas tillgång. Av den anledningen kommer vi lagra och behandla personuppgifter. Den information vi kräver är ett användarnamn och lösenord men normalt begär vi också in ditt namn och din e-postadress i syftet att vi skall kunna kommunicera med dig.

Kontoinformationen kan också kräva att du uppger även andra personuppgifter såsom företagsnamn och adress, etc. Denna information behöver vi i så fall inom ramen för vår orderbehandling och fulfillment och för att kunna fullfölja dessa förpliktelser mot dig.

Vi kommer att fortsätta behandla dina personuppgifter så länge det finns ett aktivt huvudavtal som du är associerad med. Användarkontot kommer också raderas om det är kopplat till en av våra beställningsportaler och det inte finns några affärstransaktioner där du är angiven som kontakt under två års tid.

Nyhetsbrev, pressmeddelanden och finansiella rapporter
I en del fall behöver vi behandla dina personuppgifter för andra ändamål än avtalssituation. Vi kommer i dessa fall alltid be om ditt samtycker för varje enskilt syfte.

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre behandla dina personuppgifter eller samla in nya om de inte behövs för att fullfölja våra förpliktelser mot dig i förhållande till avtal eller lag.

Tredje parts verktyg för analys och spårning

Vi använder verktyg såsom Google Analytics för hjälp med att analyser hur du använder vår webbsajt. I vår användning av dessa mjukvaror stävar vi alltid efter användning av anonymiserade data men det är viktigt att du förstår att mycket av den informationen som behandlas anses vara personuppgifter i relation till gällande dataskyddslagstiftning. Nedan kan du läsa mer detaljerad information om de uppgifter vi behandlar, hur denna information används men också hur du som besökare av vår webbsajt kan inaktivera den behandling vi utför.

Google Analytics
Spårningsinformationen ger oss bättre möjligheter att förstå de personer som besöker vår webbsajt och vilket innehåll de läser. Det ger oss ett bättre beslutsunderlag gällande webbsajtens utformning och innehåll. Emellanåt sammanställer vi aggregerad statistik om antal besökare och vilka webbläsare som används. Inga personuppgifter används vid denna typ av rapportering. Google Analytics används och för att utvärdera data från AdWords och DoubleClick cookies för statistiska ändamål.

Alla våra aktiviteter faller inom ramarna för Google Analytics användarvillkor.

Du kan välja bort Google:s spårning för reklamändamål eller använda ett tillägg till din webbläsare för att välja bort all spårning från Google Analytics mjukvara.

Cookies
För att göra ditt besök av vår webbsajt tilltalande och för att möjliggöra användandet av vissa funktioner använder vi så kallade cookies på många sidor. Dessa är små textfiler som lagras på din enhet. En del cookies vi använder raderas efter att du avslutat din webbläsare (s.k. session cookies). Andra cookies sparas en längre tid på din enhet för att möjliggöra för oss och våra partnerföretag (tredje-parts-cookies) att känna igen dig när du besöker oss nästa gång (persistent cookies). Om en cookie skapas, kan den samla och behandla specifik användarinformation såsom webbläsare och positionsdata samt IP-adressvärden enligt individuella behov. Bestående cookies raderas automatiskt efter en period som kan variera beroende av den cookie som sparats.

I somliga fall används en cookie för att förenkla orderprocessen genom att spara inställningar (t.ex. komma ihåg innehållet i en virtuell varukorg mellan besöken till vår webbsajt).

Om du inte vill motta cookies eller vill bli uppmärksammad om när dessa skapas kan du göra denna inställning i din webbläsare om denna funktionalitet finns. Vänligen observera att du inte kommer att kunna använda funktionalitet som gör ditt besök mer tilltalande eller att delar av webbsajten inte kommer att fungera om cookies är avstängda.

Du kan hitta mer information om cookies, om hur du kan avgöra om en cookie har sparats och hur du i så fall kan radera dem hos www.allaboutcookies.org.

För att justera dina nuvarande cookieinställningar, klicka på knappen nedan:

Ändra dina cookieinställningar

Vilken information ger vi till dig?

När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Du kommer också att bli informerad om den som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kontaktar denne om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter skall hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter skall ha tillgång till dem.

I fråga om känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighetskontroller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

Vi har flera policyer, riktlinjer och instruktioner rörande datasäkerhet och vår personal får utbildning i aktuell dataskyddslagstiftning för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.

Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vår utgångspunkt är att endast lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du har samtyckt till det eller om det är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag.

I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi särskilda datasäkerhetsavtal med dessa parter samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

Dina rättigheter

I enlighet med dataskyddsförordning har du följande rättigheter gällande personuppgifter vi behandlar och där vi är personuppgiftsansvarig.

• Den registrerades rätt till tillgång (Art. 15 EU GDPR)
• Rätt till rättelse eller radering (Artiklarna 16 and 17 EU GDPR)
• Rätt till begränsning av behandling (Art. 18 EU GDPR)
• Rätt till dataportabilitet (Art. 20 EU GDPR)
• Rätt att göra invändningar (Art. 21 EU GDPR)

Vänligen observera att Elanders Sverige AB ofta agerar som personuppgiftsbiträde för våra kunder och att du i sådana fall måste vända dig till personuppgiftsansvarig för att hävda dina rättigheter.

Kontaktinformation
Om du har funderingar eller klagomål på hur vi har behandlat dina personuppgifter bör du ta upp detta skriftligen med oss genom att använda formuläret nedan och skicka det via e-post till dataprotection@elanders.com och GDPRSweden@elanders.com eller med post till följande adresser.

  Elanders_GDPR_Complaint handling form

Gällande den registrerades rätt till tillgång samt rätt till dataportabilitet
Om du vill hävda din rätt enligt den registrerades rätt till tillgång eller rätt till dataportabilitet behöver vi få din begäran skriftligen, signerad av dig och skickad till den postadress som anges ovan.

Vi uppskattar om du då också anger vilka kategorier av information du skulle vilja motta information om (ex. kundinformation, anställningsinformation, etc.). Om vi av någon anledning anser oss inte kunna uppfylla din begäran kommer vi återkomma till dig med vår motivering för detta.

Vänligen observera att vi endast kan ge dig tillgång till information vi säkert vet tillhör dig och att denna information alltid kommer att skickas med rekommenderad post till din postadress enligt folkbokföringen. Du kommer att behöva identifiera dig för att hämta ut informationen vi skickar dig.